ელექტრონულ ფოსტაზე მიმოწერის ეტიკეტები

ოფიციალური მიმოწერა თითოეული ჩვენგანის ყოველდღიური და განუყოფელი ნაწილია. საჯარო თუ კერძო სექტორში დასაქმებულ ადამიანებს ყოველდღიურად უწევთ ათობით ელექტრონულ წერილზე პასუხის გაცემა.  

 ეტიკეტები მოიცავს ქცევის სახელმძღვანელო წესებს, თუ როგორ უნდა გაგზავნოთ და უპასუხოთ ელ-ფოსტის შეტყობინებებს. აღნიშნული ნორმების დაცვა გვეხმარება, რომ  აკადემიურად და პროფესიონალად წარმოჩინდეთ ციფრულ სამყაროში, ვიყოთ თავაზიანი და ეფექტური ელექტრონული ფოსტით კომუნიკაციისას, რომელიც შეიძლება ეხებოდეს  როგორც პირად, ასევე პროფესიულ საქმიანობას. 

ელექტრონული ფოსტის მისამართი ჩვენს შესახებ პირველ შთაბეჭდილებას უქმნის ადრესატს. შესაბამისად არ არის რეკომენდირებული იმეილის მისამართში გვეწეროს ჩვენი მოფერებითი სახელი ან სხვა რაიმე სიტყვა რომელიც ჩვენს სახელს და გვარს არ უკავშირდება. არაპროფესიონალურად ჟღერს Gvanciko123@ ან balancedperson@ და მსგავსი იმეილის მისამართები. ყოველთვის უნდა გვქონდეს ისეთი იმეილის მისამართი, საიდანაც მკითხველი მიხვდება ჩვენს ვინაობას. შესაბამისად კარგი იქნება თუ იმეილის მისამართში ჩავწერთ ჩვენი სახელის და გვარის ინიციალებს. ამასთან, სასურველია გქონდეთ Gmail ან Yahoo ანგარიში.

ხშირად ადამიანები "subject line" ით წყვეტენ წაიკითხონ თუ არა წერილი. "subject line" ეხმარება წერილის მიმღებს                                    განსაზღვროს სასწრაფოა თუ არა ამ წერილის წაკითხვა. მისი ფუნქციაა მოკლედ ამცნობს ადრესატს თუ რის შესახებ არის წერილი. როგორც წესი იგი არ აღემატება 12 სიტყვას, რომლის ბოლოს წერტილი არ უნდა დასვათ. კარგი "subject line"ის მაგალითებია:

ხშირად ვიღებთ წერილებს რომელიც ერთდროულად ათობით ადამიანისკენ მიემართება. აღნიშნული წერილები, როგორც წესი, ეხება რომელიმე ღონისძიებაზე მოწვევას და გამომგზავნი გვთხოვს წერილის მიღების და ღონისძიებაზე დასწრების შესახებ პასუხს. ამ დროს „Reply all“ ზე დაკლიკება ნიშნავს თქვენი პასუხის ყველა იმ პირთან გაგზავნას ვინც CC ში არიან დასახელებულები. სანამ აღნიშნულ ფუნქციას გამოიყენებთ გახსოვდეთ, რომ არავის სურს იკითხოს უამრავი ადამიანის „დადასტურების წერილები“ ან ისეთ საკითხზე მიმოწერები რომლებიც მათ არ ეხებათ. ბევრი ადამიანის მიმოწერები და მათთან ერთად საერთო მიმოწერაში ყოფნა შესაძლოა სხვებისთვის შემაწუხებელი იყოს. ამიტომაც სხვების პირად სივრცეს პატივი უნდა ვცეთ. პასუხი უნდა გავცეთ უშუალოდ წერილის გამომგზავნს. ხოლო სიტუაციიდან გამომდინარე CC ში ჩავსვათ იმ ადამიანების ელ-ფოსტის მისამართებს ვისი საქმის კურსში ყოფნა მნიშვნელოვანია.

იმეილზე პროფესიონალური ხელმოწერის შესაქმნელად შესაძლოა გამოგადგეთ შემდეგი ხელსაწყოები:

1. https://signaturehound.com/

1.    https://spellchecker.ge/ - შეგიძლიათ შეამოწმებინოთ ტექსტი და გიჩვენებთ თუ რომელ სიტყვის მართლწერაა არასწორი;

2.    http://ena.ge/ - ორთოგრაფიული ლექსიკონი მართლწერისთვის ამოწმებს სწორ-არასწორ სიტყვებს.

იშვიათად ვიყენებთ:დილა მშვიდობის, შუადღე მშვიდობის, საღამო მშვიდობის;

 მადლობის გადახდა - იმ შემთხვევაში თუ ჩვენი წერილით ადრესატს რაიმე მოქმედების განხორციელებას ვთხოვთ ან ვავალებთ - მაგალითად ინფორმაციის გადმოგზავნა, რაიმეს ორგანიზება, და ა.შ. ამ შემთხვევაში, წერილი აუცილებლად უნდა დასრულდეს მადლობის გადახდით.

· წერილში მოერიდეთ ძახილის ნიშნებს! მაქსიმუმ ერთხელ გამოიყენეთ ეგეც მისალმებისას. - უკეთესია მისალმებისას და დამშვიდობებისას მძიმის გამოყენება.

· წერილის წერისას ფონტი უნდა იყოს კლასიკური საშუალო ზომის. არ გამოიყენოთ ფერადი ასოები. 

· აუცილებლად შეამოკლეთ ბმულები და ისე გააგზავნეთ მათ შორის დრაივის ბმულიც  - ამას უწოდებენ "ბმულის ჩაშენებას". ზედემტად დიდი ბმულების შესამოკლებლად გამოიყენეთ შემდეგი ხელსაწყო - https://bitly.com/a/sign_in?rd=/bbt2/ (თუმცა Gmail-ის ბმულის ჩაშენების ფუნქციაც გამოსადეგია)

· მიუთითეთ რა ფაილს და დოკუმენტს აგზავნით - ჩამონათვალი გააკეთეთ ციფრებით.

· დაზიპეთ დიდი ზომის ფაილები და ისე გადააგზავნეთ.

· ფაილები გადააგზავნეთ PDF ფორმატში.

· გადაფორვარდებისას გაითვალისწინეთ რა წერილს და რა ინფორმაციის შემცველს აფორვარდებთ, მოერიდეთ ისეთი წერილის გადაფორვარდებას, რომელიც რომელიმე პირის პირად ინფორმაციას შეიცავს.

· არ დაგავიწყდეთ მიმღების მეილის მისამართის მეორეჯერ და კიდევ მესამეჯერ გადამოწმება.

· დატოვეთ პოზიტიური შთაბეჭდილება და დაემშვიდობეთ პოზიტიურად - მაგალითად: დიდი მადლობა კიდევ ერთხელ, პატივისცემით, წარმატებულ დღეს გისურვებთ;...

· ყოველთვის დაადასტურეთ წერილის მიღება! - ეს სულ რამოდენიმე წუთს წაგართმევთ, მაგრამ ძალიან თავაზიან პიროვნებად წარმოგაჩენთ. მიწერეთ წერილის გამომგზავნთან: დიდი მადლობა გიდასტურებთ ინფორმაციის გაცნობას,  წერილის მიღებას, ღონისძიებაზე/შეხვედრაზე დასწრებას და ა.შ.

· თქვენი კოლეგის/მეგობრის ელ-ფოსტის მისამართის სხვისთვის გაზიარებამდე აიღეთ კოლეგისგან/მეგობრისგან ნებართვა - ეს თქვენი კოლეგისადმი პატივისცემის გამოხატულებაა.

· შვებულებაში გასვლისას დატოვეთ ავტო მოპასუხე, რომელიც ამცნობს თქვენთან წერილის გამომგზავნს, რომ ხართ შვებულებაში და ვერ შეძლებთ მის წერილზე დროულად პასუხის გაცემას.

· და ბოლოს, არასოდეს დაწეროთ წერილი მაშინ როცა გაბრაზებული ხართ, რადგანაც თქვენი სიბრაზე თქვენს მეტყველებაზე აღიბეჭდება და ამასთან, შესაძლოა თქვენი გაგზავნილი წერილი ცოტა უტაქტო იყოს.

იმედია ეს ინფორმაცია საინტერესო იყო თქვენთვის და გამოგადგებათ პროფესიულ ცხოვრებაში.

ავტორი: მარიამ ისპირანი